De Wkkgz geeft aan dat u altijd eerst dient te proberen om, het liefst proactief, het gesprek met uw patiënt aan te gaan. Er kunnen echter bijzondere omstandigheden zijn, waarin het niet redelijk is om te verwachten dat de patiënt de klacht met u bespreekt, dan wel meewerkt aan bemiddeling. Alleen in zulke gevallen kan de patiënt de klacht direct bij de geschilleninstantie indienen. Deze uitzonderingen worden in de wet beschreven, en hebben bijvoorbeeld betrekking op seksuele intimidatie. Het is aan de geschilleninstantie om te beoordelen of de klacht onder de beschreven uitzonderingen valt. Overigens kan een patiënt de klacht ook bij de geschilleninstantie neerleggen indien u niet binnen de in de Wkkgz bepaalde termijn van 6-10 weken een eindreactie geeft op de klacht.